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Learn how peer-to-peer collaboration has helped health agencies develop their performance management and quality improvement efforts.

Learn how public health agencies are improving their financial management strategies and systems.

Mejorando el Manejo de Desempeño en las Operaciones de Salud Ambiental del Condado de Licking, Ohio Colton Anderson El manejo de desempeño es crucial para garantizar la efectividad y eficiencia de las operaciones de un departamento de salud. En salud ambiental, donde las regulaciones, los estándares y las preocupaciones de salud pública son primordiales, un manejo de desempeño efectivo asegura que tareas como la supervisión de la calidad del aire y del agua, la inspección de instalaciones para el cumplimiento de normas y la respuesta a emergencias ambientales se realicen con precisión y puntualidad. Además, permite que un departamento de salud identifique áreas de mejora, asigne recursos de manera eficiente y se adapte a las condiciones ambientales cambiantes o a los requisitos regulatorios. El Departamento de Salud Ambiental del Condado de Licking, Ohio, no solo está implementando prácticas de manejo de desempeño, sino que también las está alineando con los Estándares y Medidas de Reacreditación de Salud Pública, mientras rastrea diligentemente los datos para facilitar la mejora continua, que compartieron durante un seminario web sobre el Manejo de Desempeño en Salud Ambiental para fortalecer la capacidad de los beneficiarios de la subvención para la Infraestructura de Salud Pública. Optimizando el seguimiento de desempeño Mejorar el seguimiento del desempeño puede variar desde utilizar una hoja de cálculo de Excel bien estructurada con gráficos de líneas claros hasta emplear un software sofisticado de manejo de desempeño. Al desarrollar y seguir consistentemente medidas que se adapten a las necesidades del departamento de salud ambiental, el proceso no solo se vuelve claro, sino también sostenible, fomentando la toma de decisiones informadas. El Departamento de Salud Ambiental del Condado de Licking ha implementado un enfoque exhaustivo para organizar su sistema de seguimiento, segmentándolo por área de programa y adaptando las medidas para satisfacer las necesidades y objetivos específicos de cada dominio. Se han logrado éxitos notables al integrar sin problemas las medidas de desempeño en el sistema general de manejo de desempeño del condado, un logro alcanzado tras exhaustivos esfuerzos de mejora de calidad en su programa de plomería y operaciones de servicios fiscales. Entre estas iniciativas, se lanzó un proyecto notable para abordar problemas relacionados con los permisos de plomería a punto de expirar y la falta de un mecanismo de seguimiento confiable para las fechas de vencimiento. A través de mejoras estratégicas en los procedimientos de almacenamiento y seguimiento de permisos, el condado ahora cuenta con la capacidad de evaluar con precisión la tasa de vencimiento mensual de los permisos de plomería. De manera similar, se inició otro proyecto para reducir la emisión excesiva de reembolsos dentro del departamento. Al investigar las causas raíz de las solicitudes de reembolso, esta iniciativa facilitó el establecimiento de una medida de desempeño destinada a monitorear los montos mensuales de reembolso, asegurando así la adhesión a la asignación presupuestaria anual para reembolsos. Comunicando las medidas de desempeño Comunicar de manera efectiva las medidas de desempeño es esencial para la transparencia, la responsabilidad y la alineación con los objetivos organizacionales. Comunicar claramente y de manera regular los datos de desempeño permiten a los interesados comprender el progreso del departamento, identificar áreas de mejora y celebrar los éxitos. Un aspecto crucial de la comunicación de las medidas de desempeño es el uso de formatos accesibles y comprensibles. El departamento utiliza diversos canales de comunicación (por ejemplo, reuniones de personal, boletines departamentales, portales de intranet) para difundir los datos de desempeño de manera efectiva. Los recursos visuales, incluidos gráficos, tablas y tableros, presentan información compleja en un formato comprensible, facilitando la comprensión y el compromiso del personal. Estrategias de Manejo de Desempeño Equitativas En la búsqueda de la equidad dentro del manejo de desempeño, el Departamento de Salud Ambiental del Condado de Licking ha establecido vínculos transparentes entre los objetivos de los empleados y las prioridades organizacionales, apoyando la flexibilidad para acomodar diversas necesidades. Reconociendo el papel fundamental de los gerentes, el departamento invierte en mejorar sus habilidades de coaching para garantizar una toma de decisiones justa en las operaciones diarias. Además, el departamento implementa un enfoque matizado para la evaluación del desempeño, recompensando efectivamente el desempeño sobresaliente en ciertos roles mientras aborda y mejora el desempeño en otros. Como parte de su compromiso con la salud pública y la equidad, el departamento también opera un Programa de Cumplimiento Mejorado, ofreciendo inspecciones adicionales de seguridad alimentaria a las instalaciones que no cumplen con el Código de Seguridad Alimentaria de Ohio. Las inspecciones mensuales proporcionan apoyo continuo a estas instalaciones en la implementación de procedimientos adecuados de seguridad alimentaria, complementadas con sesiones de capacitación gratuitas en el sitio para capacitar a los operadores de alimentos con el conocimiento y las habilidades esenciales. A través de estos esfuerzos concertados, el departamento se esfuerza por fomentar la equidad en las prácticas de salud ambiental dentro de la comunidad Lecciones aprendidas y direcciones futuras A partir de la experiencia del Condado de Licking, es fundamental establecer un ritmo adecuado para integrar el manejo de desempeño en las operaciones del departamento. Comenzar con pocas medidas nuevas y monitorearlas regularmente para establecer pequeñas victorias al principio es clave para una implementación sostenible a largo plazo. Por ejemplo, documentar las fuentes de datos o los informes utilizados para actualizar sus tableros hizo que mantener las medidas de desempeño actualizadas fuera mucho más sencillo, especialmente para el personal nuevo. El Condado de Licking cree que su departamento de salud local debe esforzarse por operar todos sus programas de manera óptima. Tienen un gran número de medidas de desempeño vinculadas a las operaciones para garantizar una entrega óptima de los programas. Si bien las tareas programáticas se ejecutan a un alto estándar, si no logran mejoras en los resultados de salud o equidad, esto sirve como un catalizador para discutir posibles ajustes en el modelo de entrega del programa. A medida que el Condado de Licking continúa refinando su enfoque, busca activamente mejorar su sistema de manejo de desempeño alineando más estrechamente las medidas con los resultados de salud, enfatizando el impacto y la equidad. En última instancia, como indicó el Subcomisionado de Salud del Condado de Licking, Greg Chumney, "el manejo de desempeño se ve diferente para todos". A través de la dedicación, la innovación y la colaboración, el manejo de desempeño continuará siendo un pilar fundamental para avanzar en la salud ambiental y el bienestar público. article yes

OD2A Webinar: Strategies for Streamlining Business Process Improvement - Recording and Resources website yes

U.S. Virgin Island’s Federal Grant Planning and Set Up Process Improvement ASTHO, Association of State and Territorial Health Officials, u.s. virgin islands, grant management, federal grant planning, grant planning, workflow visibility, cross agency leadership, federal grant management, community of practice, cross agency, oversight responsibilities, standard process, facilitate workflow, community of practice cop Kristin Sullivan, Colton Anderson ASTHO | Recommendations to improve speed and quality of the U.S. Virgin Island’s Federal Grant Management processes. This infographic details strategies for improving the speed and quality of the U.S. Virgin Islands’s Federal Grant Management “Plan and Set Up” process. Get the Infographic (PDF) website yes

Performance management systems can help public health agencies improve outcomes but choosing the right one can be tricky. Check out these tips to find the right system.

Missouri Takes Strategic Steps to Improve Policy Processes Colton Anderson Learn in this blog post how Missouri’s department of health is improving its internal policies and building a more robust agency by partnering with ASTHO. Why Strong Administrative Policies Matter For public health agencies, effective administrative policies are essential. They set clear expectations, support fair decision-making, and help agencies deliver consistent, high-quality services to the communities they serve. Recognizing this, the Missouri Department of Health and Senior Services (MO DHSS) partnered with ASTHO to improve its policy development and review process. ASTHO’s Role in Supporting Policy Improvements ASTHO provides tools and practical support to help public health agencies improve their internal policy processes. In 2023 – 2024, ASTHO launched a technical assistance program to help public health agencies enhance their administrative policy frameworks. This program, funded by the Public Health Infrastructure Grant, offered tailored support—including coaching sessions, resources, and on-site visits—aimed at giving agencies practical tools and guidance for a more efficient policy structure. ASTHO’s Guide on Conducting a Policy Assessment and Gap Analysis played a central role in this initiative, helping agencies learn about best practices, identify policy gaps, and prioritize areas needing attention. For MO DHSS, ASTHO’s support led to the creation of a policy review committee representing all divisions within the department. This structure promotes a more collaborative approach to policy development, ensuring that different perspectives within the agency are considered. MO DHSS’ Health Planning Coordinator Ashlyn Sherman said, “This work goes beyond preparing for reaccreditation cycles; it’s about embedding a continuous improvement mindset across MO DHSS.” Missouri’s On-Site Visit An on-site visit was a key component of Missouri’s technical assistance collaboration with ASTHO. Thanks to the thoughtful preparation by the MO DHSS team and funding support from the Public Health Infrastructure Grant, ASTHO facilitated a two-day visit to help Missouri improve their policy development process. During this visit, Missouri relaunched a policy review committee, established new by-laws, and used ASTHO’s policy and gap analysis tool to create an overview of existing and required administrative policies that guide the agency’s operations. Key Goals of ASTHO’s Technical Assistance Opportunity ASTHO designed this technical assistance opportunity with a few key goals in mind: Build capacity within public health agencies to systematically develop, review, and update critical policies. Encourage the use of quality improvement principles in policymaking. Provide tools for assessing policies and identifying gaps. Foster a community of agencies sharing best practices and lessons learned. How Other Health Agencies Are Advancing Policy Efforts MO DHSS isn’t the only one benefiting from ASTHO’s resources. Other public health agencies have also leveraged ASTHO’s support to rethink their policy development and review processes. For example, one health agency noted that ASTHO’s external perspective helped them re-launch and organize their approach with a fresh, structured strategy. Another agency received technical assistance in updating a process map and policy review team charter. All health agencies agree that the impartial facilitation and project management support from ASTHO helped them implement a more cohesive, comprehensive policy process that aligns with their organizational goals. To support these efforts, public health agencies are exploring additional areas for improving their policy processes, including establishing compliance units and incorporating AI into policy development. Recognizing the need for shared resources, ASTHO is building a library of administrative policy examples from public health agencies willing to share their work. This growing resource allows agencies to learn from each other, adapt successful policies, and reduce the time spent on creating new frameworks. Learn More and Take the Next Step If your public health agency is interested in improving its administrative policy process, explore ASTHO’s STAR Center or consider submitting a Public Health Infrastructure Virtual Engagement request to see how ASTHO’s programs might support your efforts. With ASTHO’s guidance and tools, public health agencies can take practical steps toward building a streamlined, effective policy process that supports their mission and the communities they serve. For more information, visit the ASTHO STAR Center. article yes

Identify which document management systems can best help your organization operate efficiently with this resource.

Licking County, Ohio uses performance management to advance environmental health, emphasizing impact and equity.